日本では「手書き」の習慣があります。パソコンで打ち込む風習が少しずつ定着してきましたが、重要な書類などは依然として「手書き」で作成する文化となっております。就職活動においても、履歴書を「手書き」で記入するのは基本となっていきます。また、相手に目を通してもらう書類等は見やすく書くためにペンもしっかり選ぶべきでしょう。

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履歴書を書く際はボールペンで!

 

企業に提出する履歴書を提出する際は、油性インクまたは速乾性の高いボールペンを使用しましょう。鉛筆やシャーペンは使用してはいけません。現在は、色付きであったり多様な形のボールペンが普及していますが、履歴書で使用するボールペンは「黒」がマスト、ペン先は0.7mmが望ましいでしょう。

 

■インクは油性か速乾性の高いのものを

ボールペンには、「油性インク」や「水性インク」「ゲルインク」を使用したものがあります。
インクによりそれぞれ特徴が異なりますが、かすれずに書けて、滲みにくく、速乾性の高い「油性インク」か「ゲルインク」を履歴書に使用するボールペンとしてオススメします。
郵送時に雨で履歴書が濡れてしまったりすると、文字が滲んで読めなくなってしまう危険があるためです。インクの種類については、ボールペンのラベルに記載されていますので確認してみましょう。

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■油性・水性・ゲルインクボールペンの特徴
・油性インク:インクの滲みが少なく紙に裏写りがしない。書き出しの文字が、かすれやすい。
・水性インク:なめらかに書けて、かすれない。滲みやすく水に濡れると文字が消えてしまう。
・ゲルインク:油性と水性の双方の良さを持っている。なめらかに書けて、滲みにくくい。

 

■消えるボールペンの使用は不可

摩擦で消せるボールペンは滲みにくく書きやすいのが特徴ですが、履歴書での使用は避けましょう。消せるボールペンの特性で、摩擦によって透明になるインクを使用しているため、
温度の高い場所に書類を置いたり、コピー機のライトの熱に反応して文字の色が反応して読みづらくなることがあります。不利になる場合もございますので通常のボールペンで記入をしましょう。

 

封筒の書き方

 

■封筒のサイズは角形2号が一般的

「角形A4号」の封筒でも問題はありませんが、A4のクリアファイルがギリギリ入る大きさで、取り出す際にファイルに同封された履歴書が出しにくい状態です。なので、A4のクリアファイルが余裕で入る「角型2号」の封筒がオススメです。
なお、「長封筒」も履歴書をクリアファイルに入れられず、三つ折りにしなければならないので相応しくないでしょう。

 

■宛名は油性ボールペンで大きく書く

黒のボールペンでも構いませんが、A4近いサイズの封筒にボールペンで宛名を書くと、線が細くなりバランスが悪いです。
サインペンもしくは、宛名書き専用のサインペンも発売されています。水性のサインペンは水で濡れると滲むので控えましょう。

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■封筒の表面の書き方

・郵便番号の明記
記入欄に郵便番号を明記。記入欄がない封筒の場合は、右上に郵便番号を記入する。郵便マークや記入枠は不要です。

 

・縦書きで住所を記入する
封筒の右側に、都道府県から縦書きで宛先の住所を書きます。建物名も略さずに記入しましょう。

 

・会社名
封筒の中央か、やや右に会社名を書きます。「株式会社」を省略したり「(株)」としたりするのはダメです。

 

・宛名

会社名の次の行に宛名を書きます。担当部署・課から書き始めましょう。担当者名がわかっている場合…「○○部(○○課)○○様」と書き、わからない場合は「○○部○○課 採用ご担当者様」がと書きましょう。

 

・「履歴書在中」を忘れずに!

左下に赤いボールペンで「履歴書在中」と書き、文字を四角く囲う。
手書きで綺麗に書けない場合は、文房具店や100円ショップで『履歴書在中』のスタンプも購入できますので使用されてみるのも良いでしょう。

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■封筒の裏面の書き方

・応募書類はクリアファイルに入れる

履歴書や提出する書類は全てクリアファイルに入れましょう。万が一、配達中に折れてしまったり、雨で封筒が濡れてしまったりしても、クリアファイルに入っていれば安心です。

 

・提出する書類は全てコピーを取っておく

封をする前に送る書類は全てコピーを取り、手元に残しておきましょう。
面接では提出書類の内容を元に選考が進行されるため、自身がなにを書いたのか確認するためにコピーをしておいた方がいいです。注意するのは、コピーは絶対に送らず原本を企業に送ってください。

 

決してやってはいけないこと

 

■書き間違えた場合は書き直す

細心の注意を払って記入をしても、どうしても書き間違いが発生してしまいます。履歴書で書き間違いをしてしまった場合は面倒でも、また1から書き直しをしましょう。書き直すのは面倒な気持ちは分かります。
ですが、修正液や修正テープ、砂消しゴムを使用は禁止です。履歴書を修正してはいけないということは、就職、転職時の一般的な常識になっています。
何度か間違えても良いように、あらかじめ練習をしておくか、履歴書を多めに用意しておくのもオススメです。なるべく書き損じがないように、丁寧に書いていきましょう。

 

■アルバイトは職歴に含まれない

新卒の就活の場合は、職歴はなしとみなされます。アルバイトをして社会勉強をされている人も多いですが、アルバイトは職歴には含まれないため「なし」が基本です。
職歴は就職した場合のみ書くものであり、アルバイト歴が長かったとしても書かないようにしましょう。職歴がない新卒者の場合でも空欄のままにするのはNGです。空欄にしてしまうと書き忘れと思われてしまう可能性もありますので、必ず「なし」と記入しておきましょう。
場合によっては、志望先の企業とアルバイトの業務が関係しているのであれば、例外的にアピールができる場合もあります。

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■履歴書の欄は全部埋める

履歴書で書けない欄が出てくる場合があるでしょう。履歴書の内容は人によって変わってきてしまいますが、書くことがない場合でも手を抜いてしまうと印象を悪くしてしまいます。
たとえば、資格に関する欄や企業への質問について追記する欄などです。こういったところも空欄で提出するのはやめておきましょう。書く内容が本当にない場合でも「特になし」など一言添えておくことがマナーとされています。
また志望動機や自己PRの欄については、空欄にすると志望度が低いと思われるので埋めましょう。

 

■誤字脱字がないか
「字を丁寧に書いているか」企業が履歴書で見ているポイントです。
丁寧さと並行して誤字脱字がないかも挙げられます。重要な書類が誤字脱字だらけでは、「注意力の欠如」や「だらしない性格」と捉えられ、それだけで信頼を失ってしまいます。誤字脱字は応募者が入社してからも「仕事に対する意識」と「注意力」、加えて「適切な処置」をしているかを企業は見ています。
これは、パソコンで作成する履歴書でも同様です。パソコン作成の場合でも誤字脱字は念入りにチェックしておかなければなりません。

まとめ

履歴書の作成にもマナーやルールがあり、せっかく志望動機や自己PRの内容がよくてもマナーが守られていなければ、採用担当者に悪い印象を与えてしまいます。アピールポイントの説得力は損なわれますし、それが原因で不採用につながる可能性も大きくなるでしょう。
「手書きで履歴書を仕上げる」「用いるペンにも気を配る」だけでなく、誤字脱字やペンで滲(にじ)んでいないかという基本的な部分も、しっかり確認してください。
細かいミスでも印象は悪くなりますし、評価が下げられてしまう可能性も高いです。
履歴書は内容を考えるだけがすべてではなく、読む人を意識して見栄えよく書き上げることも、企業から好印象を得るためには重要になります。
 

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