就活生の皆さんは就活準備を進めるにあたって、どんなものを準備しているでしょうか。
第一印象に影響する服装や身だしなみ、選考に必須な書類(エントリシート、履歴書)、模擬面接やグループディスカッションでの対策などなど、就活には準備をしなければ有利に進めていくことは難しいですよね。

 

そこで、就活でのアピールポイントを増やすために、就活を機に資格取得を目指す方もいるかと思いますが、オフィスソフトに関して資格取得を考えたことはありますか?
これからのビジネスをスムーズに進めていくためにはオフィスソフトの存在が必要不可欠。今回は就活生にオススメしたい資格の一つ、「オフィスソフト」についてご紹介していきたいと思います。

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就活で使うオフィスソフトとは?

 

そもそもオフィスソフトとは何か、ここでは就活で使えるオフィスソフトの種類などについてご紹介していきましょう。

 

■Word
主に文章作成に使われるソフトのことで、学生時代のレポート作成の際に使ったことがある方も多いはずです。
ビジネスでは報告書を作る際に重宝しますし、使い方に慣れればプライベートではチラシ、年賀状なども作れてしまいます。メモ帳でも文章作成は可能ですが、見た目や体裁にこだわりたい人にはWordは必要不可欠です。

 

■Excel
表計算に特化したソフトのことです。
さまざまな計算式に対応しているので昔は家計簿などで使われており、現在でも多くの業界で売上や目標を数値化するときに必ず用いるツールです。

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■PowerPoint
会議やさまざまなシーンで発表するプレゼン。プレゼンをするためのツールのほとんどが、このPowerPointが使われています。
スライドごとの写真、文字の挿入など、機能はシンプルなものなのでパソコン初心者でも比較的扱いやすく、使う場面も多いので取得を目指す方は多いです。

 

就活で使うオフィスソフトの違い

 

上記ではオフィスソフトの種類についてご紹介しました。しかし、「正直どう違いがあるのか分からない」という方も多いことでしょう。

 

■活用シーンの違い
まず、大きな違いは活用シーンです。活用シーンをハッキリと理解することで、取得への重要度が分かるはずです。
Wordの場合は会社の報告書からビジネス文書などに特化しています。また、写真を入れることで案内状や議事録、契約書なども簡単に作ることができます。事務職を目指す方はほとんどの方がWordを使えるので、学生の今の内に取得しておくと大きなアピールポイントになるでしょう。

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一方、Excelでは前述した通り計算に特化したソフトですので、「計算する=Excel」という考え方が一般的なほど、広い業界で使われています。
会社では売上が全てですから、売上を目に見えるようにしてなければ意味がありません。ですので見積もりや請求書、売上報告書などなど、Excelを使う場面はとにかく多いです。Word同様、事務職などで使われることが多いですが、あくまで計算に特化したソフトですので、文章作成には不向きです。

 

そして、PowerPointでは、プレゼンに必要なスライドを作るためのソフトなので、見やすさやデザインにこだわって作ることが多く、グラフや写真の挿入はできるものの、計算やビジネス文章の作成には向いていません。

 

オフィスソフトの就活での活用法

 

ここでは就活シーンでのオフィスソフト活用方法についてご紹介していきましょう。自分の就活の進め方ややり方によっては、ご紹介したソフトが必須と感じるかもしれませんよ。

 

■Wordの活用法
履歴書やエントリーシートなどを作るときに最適で、就活生にとって一番使用率が多いソフトかもしれません。手書きの履歴書ももちろん良いですが、エントリーシートなどはデータ送信という指定をする企業もあるので、対応できるように、Wordに触れておいた方が良いでしょう。

 

■Excelの活用法
Excelは主に表計算を得意とするソフトとご紹介しましたが、就活中の意外な使い方の一つとして、スケジュール管理ができます。もちろん、スマホでもスケジュール管理のためのアプリはたくさん存在しますが、Excelではより細かく、分かりやすく管理することができます。

 

企業名を並べて入力したら、あとは自分にとって分かりやすいように進捗状況などを入力し、見やすくしたいときは太字や文字の色を変えることで更に分かりやすくなります。
スマホの小さい画面でのスケジュール管理がやりづらいと感じている方も、是非一度、Excelのスケジュール管理を試してみては?

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■PowerPoint
PowerPointに限っては、学生時代のプレゼンで活用する方も多く、少しくらいなら使ったことがあるという方もいるのではないでしょうか。

 

就活シーンでは、インターンシップでの発表会で使うことが多く、中にはプレゼン面接という形でも活用する場合があります。初心者でも扱いやすいソフトですので、エントリーする企業がプレゼン面接すると分かった時に焦らないよう、今の内に触れておくと良いでしょう。

 

オフィスソフトで就活情報を上手に管理

 

これまでオフィスソフトの種類や違い、就活での活用法についてご紹介しました。
Word、Excel、PowerPointそれぞれの使い方や用途は異なるものの、Excelなどは情報整理に最適なソフトで、就活よりも情報に溢れるビジネスにおいては、複数のユーザーが同じExcelの内容を共有することも多く、情報整理にオフィスソフトを使うことは多くなってきます。

 

そこで、いざExcelを使うときに使い方が分からなかったり、誤操作で大事な情報を消してしまわないように、学生である今の内にオフィスソフトの使い方に慣れておきましょう。

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今回は就活生だからこそオススメしたい、オフィスソフトについてご紹介しました。
最初は「どんな種類があるのか」「どういった目的で使うのか」と疑問に思う方もいたかと思いますが、深掘りして知っていくと就活・ビジネスにおけるオフィスソフト活用の重要性がなんとなく理解できるはずです。
幅広い業界で多くの人が使うからこそ、資格取得は特段難しいものではないので、学業と平行しながら資格取得を目指してみてもいいかもしれません。今回ご紹介した内容が少しでも参考になりましたら、就活準備の一つとして、オフィスソフトに触れてみてくださいね。アピールポイントも増えるので就活でかならず有利に働くでしょう。
 

また、オフィスソフトだけでなく『Smart就活の就活エージェントサービス(無料)』がお送りする就活生向けのサービスも活用して損はありません。
就活のプロが就活生一人ひとりに寄り添い、それぞれに合った仕事を紹介してくれるうえに、本選考に関する対策も徹底サポートしてくれるのでおすすめです!
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