就職活動が本格化すると、企業の人事担当者などとと電話する機会が多くなりますよね。そんな時「電話なんて友達や家族としかしたことがない。どう話せば…」なんて方も多いでしょう。いざ社会人と電話するときにマナーが悪ければ、その後の選考に支障をきたす可能性もあります。今回は電話の受け方、そのマナーをご紹介いたします。

 

 

 

 

電話が鳴った!正しい電話の受け方とは?

 

電話が掛かってくると、気を抜いていることが多くいつも通り「もしもし?」なんて言ってしまうかもしれません。電話を掛ける側なら事前に準備ができますが、受ける方は常に心の準備ができているわけありませんよね。ここでは印象を悪くしないための、最低限の電話の受け方マナーをいくつかご紹介いたします。

 

【なるべく早く受話器をとる】

電話に対して緊張している皆さんには意地悪なことかもしれません。しかし、相手も少ない空き時間を自分への電話に当ててくれています。待たせてしまっては申し訳が立ちません。それが人事や採用関係者であればなおさらです。就活中は、その場の環境にもよるかと思いますが、電話は3コール以内に出ることを基本とし、どうしても待たせたのちに出た場合は「おまたせしました。」など一言言えると、絶対に悪印象にはなりません。また、スマホを使っている方は、必ず留守電機能を活用しましょう。企業側担当者として、留守電の設定がない学生は就活に対する意識が少ないように感じる場合もあります。

 

【メモは必須】

これは自分から電話を掛ける時にも言えることですが、電話をする際は必ずメモの用意をしましょう。誰だって電話は緊張するもの。すべての会話を一度聞いただけで覚えるなんてことはとても難しいです。そんな時、手元にメモ帳があれば相手が話した内容を書き留めておくことができます。また、電話越しではきちんと聞き取れることの方が難しく「八時(はちじ)」と「1時(いちじ)」を聞き間違うなんてことはよくあります。メモを取ったら必ず復唱して確認をしましょう。「1時ですね。承知致しました。」というように一言いえると良いです。最近は、メモ帳代わりにスマホを使用している学生も多いようですが、電話しながらスマホにメモすることは不可能な場合が多いので、就活中は、小さめのメモ帳を持ち歩くといいでしょう。

 

【通話終了直前も要注意!】

就職活動のシーンは特に「相手が自分のために時間を作ってくれている」という気持ちを忘れてはいけません。感謝の意を込めて、相手の都合で通話を切ってもらうのを待ちましょう。緊張から解放されたいと自分から電話を切ってしまいがちですが、それだけは絶対に避けなければなりません。もちろん、人によってはいつまでも切らない場合がありますので、我慢比べはせずに自分から電話を切るなど、臨機応変に対応していく必要があります。

 

こんな電話の受け方はNG!

 

声だけとはいえ、受け方の言動や電話をする環境によっては最悪の場合、相手に不快感を与えます。就職活動だけでなく、誰と電話するときにでも絶対にしてはいけないことをご紹介しますので、ここでしっかりと確認していきましょう。

 

【通話をする場所】

相手の声をしっかり聞き取り、自分の声をしっかり伝えるようにするためには、なるべく人がいない静かな場所が望ましいです。もし、外出中に電話を取った場合は、外出中のため掛け直す旨を伝えることができると良いです。また、家の中だからと言って何か作業をしながら電話応対することだけは絶対にNGです。「ながら対応」は、相手に伝わってしまいます。相手の気持ちを思いやる電話応対がビジネスでは重要になります。

 

【曖昧な返事】

採用担当者から頂いたせっかくの面接機会。予定を聞かれたときに「えっとー、この日なら多分大丈夫です。」というような答え方はNGです。もしも、すぐに予定が分からなければ「只今、確認いたしますので、少々お待ちいただけますでしょうか」など一言添えた上で電話を保留し調べると良いでしょう。稀に保留の仕方などが分からず、おまけになんの声掛けもないまま調べようとする方がいますが、相手からしたら「話聞いてるのかな?何をしているんだろう?」と不安になるため、注意が必要です。

 

【相槌ばかり】

緊張のあまり「はい。」としか返せないというケースはよくあります。もちろん、ずっと無言よりも相槌を打つのは大切なことですが、相槌が極端に多いと聞き流しているように感じてしまいます。聞いた内容が間違っていないかを確かめるという意味でも、「~ということですね」などと復唱すると内容の確認ができるだけでなく相手に話を聞いていることを知らせることもできるため、メモを取りながら喋れるように練習すると良いでしょう。

 

 

電話に出れなかった!電話を折り返す時のマナー紹介

 

電話がくる時間を知っている場合、前もって待機しておくこともマナーのひとつです。しかし、不意の電話を待って常に予定を空けるなんてことは難しいでしょう。もしも、電話が取れなかった場合は折り返しの電話をする必要があります。折り返す前に電話履歴に留守電が残されている場合は、まず留守電を聞きましょう。折り返しの都合が良い時間や電話を掛けた理由について述べていることが多いです。詳しくは、あなたは大丈夫?就活での電話マナーを解説(受け方編)を確認しましょう。

 

まとめ

 

電話ひとつ取ってもマナーがたくさんあり、一朝一夕で覚えられるようなことではありません。同じ就活生とお互いに電話を掛けて練習してみるのも、ひとつの手です。まずは言葉遣いやメモを取ることから練習してみてください。本稿を読めば、少なくとも不快に思わせるような電話をすることは絶対にありません。是非参考にしてみてくださいね。