就職活動が始まると、企業関係者や採用担当者といった社会の先輩たちと話すことが多くなります。今までの学生生活において、「年上といえば親やバイト先の仲間としか電話したことがない」という学生にとっては、社会人や初対面の相手とどのように話せばいいのか分からないということが実情。選考が始まる前からマナーが悪いと思われてしまっては元も子もないです。恥ずかしい思いをしないために、電話のマナーについてここで押さえておきましょう。

 

 

 

 

就活では電話マナーも見られている!

 

「就活は面接以外の場面でも評価されている」なんて言葉をしばしば耳にしますが、これは書類選考や、これからご紹介する電話での言葉遣いや、マナーが見られていることが主な理由です。それまで同年代の友達としか電話をすることがなかった、学生生活とは一変して、目上の方に対する言動や礼儀が急に要求されます。とっさにどう返せばいいのか分からず「はい、分かりました」で返すばかりで会話の内容が入ってこないまま終えてしまうこともあります。また、電話マナーを使うのは就職活動だけではなく、社会生活における上司や同僚、またはお客様に対しても使う機会が多々訪れます。むしろ、電話でのコミュニケーションは就職活動を境に、生涯使う知識と考えて良いです。人と話すことが好きな人でも返す言葉が見つからなければ、「この人はコミュニケーションが苦手なのかな」と思われかねません。就職活動を本格的に始める前に、電話マナーについて考えてみましょう。

 

電話をかける時のマナーを紹介

 

ここでは、自分から電話を掛ける時に必要最低限の言葉遣いや流れをご紹介いたします。

 

【自分から名乗る】

相手の素性が分からない人間に対して、企業は情報や関係者と話をさせるわけにはいきません。企業と電話が繋がったら、まずは要件を伝える前に必ず自分がどこの誰であるかを話しましょう。例として「お忙しいところ大変恐れ入ります。わたくし、〇〇学校(所属名)の○○(名前)と申します。」というように言うと、当たり障りなく誰に対しても話すことができます。

 

【時間と場所の配慮】

それまでの学生生活やプライベートは、好きな時間に電話を掛けることができたかもしれません。しかし、今後相手するのは社会人です。相手が仕事をしていたりお昼休憩をしていることを配慮し、邪魔になるかもしれないと考えられる時間には電話を掛けないようにしましょう。もちろん個人によって手の空く時間はそれぞれですが、大体はお昼休憩以降の14:00~15:00あたりが繋がりやすいでしょう。もし電話が繋がった際は、「今お時間よろしいでしょうか」と聞いて、相手の手が空いているかの確認をすることもマナーのひとつです。また、電話を掛ける場所も十分注意しましょう。騒がしい場所では自分の声をハッキリと伝えることができないだけでなく、相手の声も聞き取れないため、最悪の場合相手に不快感を与えてしまいます。

 

【言葉遣い】

社会生活では相手が年下でも敬語を使うことが多くあります。お互いが信頼し合ったフランクな関係であれば例外もありますが、信頼関係を築けていない状態や、初対面での会話は敬語がルールです。「分かりました=かしこまりました」、「すいません=申し訳ございません」、「あなたの会社=御社(おんしゃ)」などは最低限覚える必要があります。

 

 

緊張してしまう。電話をかける時にできる対策

 

電話をかける環境が整い、”いざ電話!”という時になって緊張のせいでどう話せばいいのか分からなくなると思います。知らない人と話すのはいつになっても緊張するもの。ここでは緊張や少しでもスラスラと話せるようにするための対策方法をご紹介いたします。

 

【話すことを予めメモ】

一番原始的且つ効果的な方法です。相手の声が聞こえた瞬間、余計な情報や不安が頭をよぎり、自分の言うべき言葉を発せずに「えっと、えっと」と言葉が詰まってしまいます。話す内容のメモだけでは心配だと言う場合は、思い切って台本を作ってみましょう。相手が電話に出た場合、どんなセリフを言うのか、質問をされたときのセリフなどを用意しておけば大体の会話は緊張せずに返事ができるでしょう。メモの重要な役割は他にもあり、相手が話した内容、情報を書き留めておくのに必須アイテムとなるため、電話とメモ帳はセットで用意しておくと安心です。

 

【とにかく練習】

電話は、経験がものを言います。模擬面接をしたように、電話が苦手なら場数を踏みましょう。苦手な友達同士で練習するも良し、家族と練習しても良し、誰もいないところで台本を読むのもありです。また、練習をする際に「できるだけゆっくり話す」ことを心掛けて練習してみましょう。緊張するとつい早口になってしまって相手が聞き取れない場合があります。ゆっくり話すことに慣れると、情報をしっかりと頭に入れながら話すことができるようになります。

 

【質問は罪ではない】

質問や聞き取れなかったことを聞き直すのは失礼ではありません。むしろ相手が発信している情報をきちんと受け取れないまま終えることが問題です。聞き取れなかった時は素直に「申し訳ありません。もう一度お話しいただけますでしょうか。」と言ってみましょう。相手だって少なからず初めて話すあなたとの会話に緊張しています。相手も早口になったり、上手く言葉にできないことだってありますから、その時は聞き直してきちんと会話内容を明確にしましょう。

まとめ

 

就職活動は社会マナーを覚えるのに絶好の機会です。最初はコールする音すら聞くことが怖いかもしれません。しかしコールセンターの仕事をする人も、上手い人のやり方を真似て、メモを用意して徐々に回数を重ねることでいつの間にか慣れているものです。まずは同じ就活生の友達と一緒に練習してみてくださいね。