突然ですがみなさんは最近、手紙を書いたことがありますか?私はここ数年書いていません・・・。メールやスマホアプリが普及したことで便箋とペンを用意して手紙を書く機会はめっきり減ってしまいました。しかし就活生のみなさんは、今後一回は必ず手紙を書くことになるかと思います。内定通知をもらった後の企業へのお礼状です。手紙を久しく書いていない人や、もしかすると手紙は初めて書く人もいるかもしれませんが、いざお礼状を書くタイミングになった時、スムーズに書き始めることができるように今回は内定へのお礼状の書き方を紹介していきます。

 

 

 

内定をもらった後のお礼状の必要性

 

そもそも内定をもらったら必ずお礼状を書く必要があるのでしょうか?答えはノーです。書かなかったからといって内定が取り消しなど不利益になるようなことはありません。しかし、お礼状を作成することで企業からは好印象をもたれることにつながります。お礼状を書く就活生は意外と少ないですので、お礼状が届いたことは印象に残ります。もちろん、印象を良くするためにお礼状を出すわけではありませんが感謝の気持ちを伝えつつ、メリットを得ることができることを覚えておいてください。就活生の中には内々定通知を受け取ったときにすでにお礼状を書いた人もいるかもしれません。すでに内々定段階でお礼状を書いている人でも、内定通知に対してあらためてお礼状を出すようにしましょう。内々定通知は「あなたに内定を出します」という企業からのメッセージですし、内定は「あなたを雇用します」というメッセージです。それぞれ意味合いは似ていますが少し違うものですから、内定に対してのお礼状も必要ということになります。また「どうして手紙でお礼状を作成しなければならないのか、メールではだめなのか」と思う人もいるでしょう。メールでお礼を伝えることは決してマナー違反になったり、マイナスな印象を与えてしまうわけではありません。メールの場合だと間違えてもすぐに訂正することができ、作成にかかる時間を大幅に短縮できるというメリットがあります。また文字の上手下手も気になりません。しかし、おすすめは手書きでのお礼状です。手書きの場合、気持ちが伝わりやすいですし、丁寧な印象を与えることができます。文字は「人の気持ちを表す」とよく言われます。字の上手い下手ではなく、どれだけ真剣に書いたかで感謝の気持ちは文面から伝わってくるものです。

お礼状の作成は時間がかかるものではありませんし難しいものでもありませんので、ぜひ作成して内定への感謝の気持ちを伝えましょう。

 

お礼状の書き方について

 

ここではお礼状の書き方について説明していきます。お礼状の書き方といっても基本的には一般の手紙と形式は大きく異なりませんので書き方を覚えてしまえば、たとえばお世話になった人に手紙を書いてみたいと思った時も同じように書くことができますので確認していきましょう。

【頭語をつけよう】

「拝啓」という言葉はみなさん聞いたことがありますか?これが頭語と呼ばれるものです。手紙の一番の最初に出てくる言葉ですね。相手への敬意を表す役割をしています。後からも少し触れますが、頭語が出てきたら文の終わりに結語というものが出てきますので少し頭の片隅に置いておいてください。

【時候の挨拶を入れよう】

季節や天候を表す挨拶です。たとえば、10月ですと「秋晴の候」や「仲秋の候」が時候になります。この時候を書いた後に続けて「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」と書きます。これで時候の挨拶は完了です。

【内定のお礼を伝えよう】

お礼状のメインとなる部分ですね。まずは入社試験にあたり時間を割いてもらったことにお礼を一言述べ、内定へのお礼を伝えるようにします。「先日はお忙しいところ、入社試験にあたりお時間を頂戴し、ありがとうございました。」「またこの度は採用内定をいただき誠にありがとうございます。」こんな感じです。これに加え、内定通知をもらった時の嬉しかった気持ちを合わせて伝えると印象深いものになります。

【入社後の決意を伝えよう】

感謝の気持ちを伝えた後は、入社後どのように頑張っていくか、入社までの期間にどのようなことを意識して過ごすのかなど、決意や抱負を書きましょう。「入社後も今の気持ちを忘れることなく日々努力を惜しまず精進していきます。」「残りの学生生活も健康に留意したうえで、悔いのないよう充実した毎日を過ごしたいと思います。」など、自分の言葉で決意や抱負を伝えましょう。

【その他】

提出書類を同封している場合には、最後に「指定の書類をお送りしますので、ご査収くださいますようお願いいたします。」と書きましょう。

【文末の挨拶・結語を忘れずに】

文末の挨拶は「まずはお礼を申し上げたく取り急ぎ、書面にて御礼申し上げます。」という感じで書きます。また、文頭で頭語を使いましたので結語を忘れることなく書きましょう。「拝啓」の場合の結語は「敬具」になります。頭語によって結語の表記が変わってくるので注意して下さい。ちなみに「謹啓」という頭語を使った場合の結語は「敬白」になります。

【日付・署名・宛名を書こう】

手紙を書いた日付を書きます。その際、和暦を使って書くようにしましょう。署名では大学名、学部、学科の正式名称を書き、自分の名前を書きます。宛名は、会社名、部署名、担当者氏名を書きます。部署名や担当者名はわかる場合に書けばよいので、わからない場合は会社名だけで問題ありません。会社名、部署名が宛名になる場合には「御中」、担当者の名前であれば「様」と敬称をつけることも忘れずに。

 

お礼状を出す際の心得!

 

それではお礼状を出すときにどのようなことを意識すればよいのか、心得を紹介します。まずはタイミングです。お礼状はいつ送ればいいのか悩む人も多いですが、内定通知を受け取ったらすぐにお礼状を作成し完成でき次第、素早く送るのがベストです。内定をもらって時間が経ってしまうと感謝の気持ちが伝わりづらくなってしまいますし、せっかくの好印象も逆効果になる可能性があります。早ければ早いほど好印象となります。万が一、出すのが遅れてしまった場合はひと言お詫びの文を付け加えることを忘れないようにしてください。次にお礼状の内容面です。内容では、内定をもらったことに対してのお礼はもちろんのことですが、入社試験で自分のために時間を設けてもらったことに対するお礼も忘れずに触れてください。またお礼状だからといってお礼を伝えて終わりではなく、入社後の抱負を簡単に伝えるようにしましょう。また封筒や便箋についても意識を配るようにします。お礼状を受け取るのは企業ですので、絵やマークなどの派手な柄がついた便箋や封筒を用いるのはNGです。お礼状の作成にあたっては無地の便箋、封筒の色は白無地を選びましょう。茶色の封筒もありますが、ビジネス用の色になりますので、お礼状を出す時は、基本的に白色でシンプルなものを選ぶことを心がけてください。そして最も大切なことは、誤字脱字、汚れはないか見直し確認を徹底するということです。文章上の誤字脱字もそうですが、一番は宛名を注意してみるようにしましょう。会社名や担当者の名前を間違って送ってしまえば印象が悪くなります。株式会社を省略して(株)とするのも失礼です。また、宛名が会社名の場合は「御中」、個人名の場合は「様」を必ず混同することがないように、付け忘れることがないように注意です。最後ですが、提出書類がある場合はお礼状と合わせて送るようにしましょう。その都度、何度も郵送していると受け取る企業も面倒に感じるでしょうし、何の書類をもらったか混乱を招いてしまう可能性もあります。なお提出書類を同封する場合には、クリアファイルに入れるようにして、書類を保護するように気を配ることも大切です。書類の提出などは一度に済ませることができるように準備してください。提出書類の準備に時間を要する場合は先にお礼状だけ送ることはありです。

 

まとめ

 

お礼状の書き方やマナーについてお話してきましたが、いかがだったでしょうか。普段、手紙を書く機会がないので少し面倒くさい印象も受けたかと思います。メールでお礼状を出すと時間もかからず、費用もかけることなく済みますがどこか淡白なイメージがついてしまいます。みなさんは手紙をもらった時、あるいはもらう時にどちらの方が嬉しいですか?多くの人が手書きの方が嬉しいはずです。しかし、ただ単に手書きで出せばよいという話でもなく、相手はこれから自分が勤めてお世話になる企業です。心を込めてお礼状を作成するのに合わせて一定のマナーやルールは守るようにしましょうね。