「報告」「連絡」「相談」の「報・連・相(ほうれんそう)」はビジネスの基本と言われていますが、ビジネスに関係なく日常においても「報・連・相」は大切です。たとえば、就活中に遅刻で面接に遅れる際も、選考企業に「報・連・相」が必要となっていきます。
社会人になる前に「報・連・相」の用途を理解しておくと、他の就活生と差がつくことでしょう。

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「報告」「連絡」「相談」の役割

 

仕事を円滑に行うには、「報・連・相」による情報の共有が大切になっていきます。
ここでは報連相とはなにか、それぞれひとつずつご紹介していきましょう。

 

■報告
担当している業務、指示された業務の結果と進捗を上司に報告すること。
業務完了の報告やトラブルの報告も含まれます。

 

■連絡
業務に関する情報を上司や同僚に連絡をすること。
勤怠の連絡、事実や決定事項、各部署からの周知事項も連絡です。

 

■相談
自身では判断がつかない状況だった場合、上司や同僚の意見を参考に相談をもらったりすること。
また、問題点や仕事の悩みなど、時には相談をして指示を仰いでもらうこともあります。

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「報・連・相」を行わないと上司部下、スタッフ間同士での意思疎通が上手くいかず、トラブルやミスの要因として、そのまま仕事へと直結します。対して、「報・連・相」が徹底していると、スタッフ同士のコミュニケーションが密になり意思疎通がうまく進みます。
トラブルやミスを未然に防ぎ、仕事の効率をアップするため必要不可欠です。

 

まずは、「報告」を心がけましょう。「報告」ができれば、そのあと「連絡」や「相談」も円滑に行えます。
「報・連・相」は、ただ伝えるのではなく、相手にキチンと理解してもらうことが重要です。

 

「報・連・相」で心がけること

 

まず、基本中の基本として「報・連・相」は自分の話したい都合で相手に提供するのではなく、相手が話せる状況かを見極めて伝えることを守りましょう。

 

■報告をする際にペンとメモの用意
仕事の報告をする時は、メモに内容を整理して伝えると相手にも簡潔で伝わりやすいです。報告を受けたスタッフは、それをもとに指示やアドバイスを仰いでくれます。
指示された内容や重要な事柄は、必ずメモを取りましょう。これは、相談をする際にも必要なビジネスマナーです。習慣化するようにしていきましょう。

 

■報告する場合は結論ファーストで
報告される相手は、結論を知りたがっています。なので最初に結論からお伝えしましょう。
そのあとに理由を述べるようにした方が伝わりやすいです。ですが、言い訳や不要な発言は控えましょう。そういった過程は、相手から求められたら話すようにしましょう。

 

■直接伝えるか文書での報告かを選ぶ
緊急の報告や相談、すぐに終わる用件の場合は、口頭で伝えましょう。
相手が外出中だったら電話で報告するのが確実です。報告する内容が複雑な時は、データや適切な資料を添えて相手が理解しやすいように報告することを心がけましょう。
その際は、先に口頭で結論だけ話し、できるだけ早く文書による報告を行ないましょう。

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■ミスやトラブルはすぐに報告する
ミスやトラブルが起きそう時は、直ちに指示した上司や担当者に状況を報告しましょう。素早い報告によって、適切な対処法が与えられ最小限に留められることもあります。
また、相手が忙しそうだからと報告を怠ると、仕事に影響が出ることもあります。一刻も早い判断が必要とされますので、迷っているのであれば報告しましょう。

 

■お礼は必ず言う
結果や連絡の報告だけでなく「報・連・相」をする際に、相手の気持ちを配慮した一言を沿えられると良好な関係が築けます。
たとえば、前向きな言葉を付け加えれば、良くない結果だとしても悪い印象になりません。
どんな結果になったとしても、報告と「ありがとうございます」とお礼は欠かさないようにしましょう。これもビジネスマナーとしても大事なことです。

 

「報・連・相」の伝えかた

 

■推測や意見を混同しない
「事実」「意見」「推測」が混ざった「報・連・相」をしがちな人は多いです。
意見や推測を伝えることが悪いことではありませんが「事実とは分けて話す」というところがポイント。具体的には「これは私の意見なのですが」「状況から推測すると」といった前置きをつけて話せると良いでしょう。

 

■情報量が多いときは資料を活用
情報量の多いもの、複雑なものは、一目でわかる資料を用意しましょう。
「報・連・相」は「相手の時間を奪う」のがあるのも事実です。時間を節約して理解を深めることができる強力なツールです。

 

■メールでの「報・連・相」は正確に
報連相をメールで行う場合には、タイトルに注意してください。
ハッキリしないタイトルにしたり、CCでまわしたりすると相手に開いてもらえないこともあります。口頭で伝えたことの記録として残すためにメールを活用するという方法もあります。

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■「報・連・相」で使えるワード

・報告するとき
「今、お時間よろしいでしょうか」
「~の件で報告があります」
「~の件について、報告いたします」

 

・報告が遅れたとき
「報告が遅れて申し訳ありません」
「ご報告が遅れて申し訳ございません」

 

・欠勤の連絡
「おはようございます。○○です。 大変申し訳ありませんが、本日は風邪をひいたため、お休みをさせていただきます。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。よろしくお願いいたします」
「明日はお休みを頂きますご迷惑をおかけ致しますが、よろしくお願い致します」

 

・遅刻や帰社時間の連絡
「電車が遅延のため、出社が○時〇〇分になります。よろしくお願いします」
「打ち合わせが長引いたため、帰社時間が遅れます」

 

・相談をしたいとき
「お時間のあるときで構いませんので、○○の件についてご相談させてください」
「お時間のあるときで結構ですので、相談に乗っていただけないでしょうか?」

 

適切な「報・連・相」を実行することは、決して簡単なことではありません。
常に、的確な情報をキャッチし、必要な情報を伝えていくことを意識して、仕事の基本である「報・連・相」をしっかりと身につけるようにしましょう。

まとめ

「報・連・相」は「相手に伝えれば終了」というわけではありません。
タイミングやスピード、伝え方もありますが、相手を思いやる気持ちを忘れずに気をつけましょう。大切なのは、相手に正しく理解してもらうよう手短に伝えること。冒頭でお伝えしましたが、就活生のみなさんも電車の影響などで選考に遅れる場合、企業に「報・連・相」が行えると好印象につながります。普段から迅速かつ、正確に意見や情報を「伝える技術」が求められているのです。指示を受けたあとは自分の解釈が間違っていないかどうか、聞き取り間違いをしていないかどうかなどを相手に確認をしましょう。
 
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