見事、厳しい選考を突破した者の元に送られる内定承諾書。自分の入社意志を確かめる最終確認であり、「予定通り御社で働きます」という企業との最初の取り決めでもあります。ですがこんな重要な書類であるにも関わらず、記入の際のミスが多発したり印鑑マナーをよく理解していないという学生も多くいます。今回はそんな間違いが無くなるように内定承諾書にまつわるルールについてご紹介していきます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

就活の努力の結晶である内定承諾書の重要性

 

 

 

 

内定承諾書は見て分かる通り企業とのやり取りに情報の齟齬が無いかを確認、最終的に入社を決めさせる誓約書です。企業としては多大な時間とコストを消費して選んだ学生に、他の企業に浮気せず自社へと追い込む、学生側に働く事への意欲を高めさせるといった狙いがあります。ただの書類と思われるかもしれませんが、企業は新卒を取るだけでも広告やセミナー、資料作成などで膨大な経費を使っています。その上、ある程度の人材を確保しなければ企業の売り上げにも直結しますので、送られてきた書類がいかに重みのある代物かを十分理解しましょう。ですが他の内定先に魅力を感じて他の企業の承諾書に記入する場合は、もちろん内定辞退という形になりますのでしっかりその意思を謝罪を込めて先方に伝えましょう。内定辞退は就活生には付き物なので致し方ありません。しかし選考にてお手数をおかけした企業に何の連絡もせずに他所へ移ってしまうのは非常に失礼であり、企業も学生の返事待ちで採用活動を止めているので絶対に避けてください。

 

そしてよく知られていないのが、内定承諾書には学生への法的な拘束力を持ち合わせていません。最初に書いた通り、こちらは記入事項を確認させ入社の意思を確かめる書類ですので、たとえサインを終えて郵送した後でも辞退は可能です。ですがその場合、企業も今後の採用計画を見直さなければならないので迷惑をかけてしまう事には変わりありません。万が一こちらの考えが変わり、辞退に移るのならば、提出した日あるいは2~3日以内に電話で担当者に謝罪と辞退の旨を報告、それに合わせてお詫び状も作り提出しましょう。何の拘束力が無いと言ってもこちらの考えで企業を振り回してしまうわけですから社会人としての然るべきマナーは欠かさないように。

そして学校の教授から企業へ推薦されて応募した経緯がある場合、特に辞退には注意が必要です。自分と企業とのやり取りだけではなく、教授つまり学校サイドを介した就活だったら内定辞退をすると企業と学校・教授の信頼関係に影響を及ぼし、最悪推薦枠が削られる可能性もあります。どうしても内定辞退を考える場合はまずは学校及び教授への相談をしてからにしましょう。

 

 

社会人なら知ってて当然。印鑑の正しいマナー

 

 

 

 

就活シーンだけに限らず、日本では今でも契約事などで欠かせないアイテムである判子。内容を確認した証明やその承認、そして本人証明として効果を発揮するお馴染みの代物ですね。種類としては印鑑(実印)とシャチハタ(代用品)が挙げられます。宅配の受け取りなどでシャチハタを押すのが一般的ですが、今回の内定承諾書など重要書類の確認や承認をする際は使えません。というのもシャチハタはあくまで実印の代用品という位置づけなので、登録した印鑑でないと何の効力もありません。印鑑を押すという行為は時に責任を負うという事に繋がるので、必ず市役所などで印鑑登録をした判子を使いましょう。

また、印鑑には記入ミスを訂正する使い方もあります。文字数字問わず書く内容に誤りがあったらその箇所を横二重線で消して、その上に登録済みの印鑑を押して完了です。この時に引く線はブレがあったら雑さが目立つので定規などで正確に線を引きましょう。押す際の注意点ですが、朱肉が印鑑の面に十分触れていないと、捺印の時に印が一回で満足に押せない場合があります。こういった印章は削れていたり色が薄かったりすると効力が無くなり再作成という事があり得るので、細かいですが何度も朱肉にポンポンと押してしっかり全部の面が書類に接するようにしましょう。

 

書類を郵送する時も相手に丁寧な連絡を

 

 

 

 

内定承諾書も提出する際は、郵送して終わりというわけではなく、必ず先方へ内定承諾書の承認・郵送の旨と「今後も宜しくお願い致します」という丁寧な挨拶を電話で報告しましょう。企業側も送った書類に納得してもらえるか、いつ頃こちらに届くのかと考えていますので、連絡を入れて安心させるのも社会人としての鉄則です。また連絡を入れる時間帯も考慮する必要があり、朝の慌ただしさが落ち着いてくる10時頃、昼休憩が終わり業務も一区切りついてくる14時から17時に電話を入れるのが丁寧です。流れとしてはまず、選考時にお世話になった事のお礼から始まり、内定承諾の報告と今後の意気込みを伝え、提出するべき必要書類の有無を確認する感じですね。話し方も緊張せずゆっくりと落ち着いて話せば、相手にも誠実さが改めて伝わり「採用して正解だった」と思わせる事が出来ます。

 

ここまではすんなり問題無く郵送から報告まで進んだ時の流れ。もし何かしらの事態で内定承諾書を汚してしまった場合についてもお話します。万が一、書いている途中で印鑑やペンの染みが書類に染みついて見栄えが悪くなってしまったら、こちらも担当者の方に電話で報告しましょう。誤って汚してしまったのはどうする事も出来ませんが、何も伝えず汚れたまま送るのは失礼なので気を付けましょう。

 

封筒の最適なサイズと記入事項について

 

 

 

 

内定承諾書を郵送する際に使用する封筒は承諾書のサイズで物が変わります。例えば内定承諾書が折り目無しのA4サイズの場合、封筒はA4向けの角形2型であればそのまま入れられます。逆に書類が三つ折りだったりすると、封筒も長方形の長形3号がベストです。そして色についてですが、こういったフォーマルなシーンで使う封筒は白色が鉄則です。というのも茶封筒などは一般郵便・簡易書類の郵送が主なので、重要な書類は白い封筒で送るのがマナーとなります。

 

ここからは封筒に書くべき内容をお伝えします。要点を挙げますと、封筒の表面は「郵便番号」「住所」「会社名」「宛名」「書類内容」を書き、裏面では「郵便番号」「住所」「氏名」「〆(締め)印」を書きます。書き方ですが縦書き・横書きと分かれていますが特にどちらにすべきかという決まりはありません。ですがアルファベット表記の社名の場合は横書きの方が自然です。言うまでもありませんが文字も雑にではなくしっかり丁寧に書きましょう。使用するペンも細すぎるのはNGです。細すぎず太すぎずな筆先のペンを用意するように。また筆ペンを使うのも控えてください。郵便番号は間違える事はないかと思いますが、住所の番地など数字で迷う人もいるかと思います。書き方ですが縦書きですと漢数字なら表記統一の面で自然に思えますが、算用数字でも問題はありません。そして住所も都道府県・市町村名などで決して省略した書き方をしないように。会社名も「株式会社」「有限会社」が先か後かに分かれる所もあるので再度確認しましょう。

「宛名」ですが、宛先が会社名だけだと「会社名+御中」と表記。担当者名の詳細が分かるなら「部署名+人名+様」、逆に担当者が分からない場合は「部署名+採用担当者+様」となります。詳細をしっかり書く事で郵送後に社内で担当者の手元にすぐ届きます。書類内容ですが重要な書類か分からない場合、郵送が後回しになったりするケースもあり得ます。なので封筒の下側に「内定承諾書在中」と記し赤枠で文字を囲むようにしましょう。

 

 

 

 

裏面の書き方ですが郵便番号や氏名など基本的に表面と変わりませんが、書く位置は封筒の左下に記載します。こちらも住所などは省略せず漏れの無いようにしましょう。記入が終わったら封筒の口部分を糊で留めます。ここではテープなどは使いませんので覚えておきましょう。最後に「〆」のマークを書き入れて記入は完了です。

 

 

まとめ

 

 

 

内定承諾書はこのように学生と企業との関係を改めて結びつける重要な代物。懇切丁寧に書き、郵送後の電話連絡もしっかり行えば企業側からの信頼を確かなものに出来ますし、自身も「もう学生じゃなく一人前の大人として振舞わなければ」と再度意識を強める結果に繋がります。内定通知が安心するのは分かりますが、きちんと漏れの無い記入を心がけて、一緒に働く企業にも「採用して良かった」とホッとさせましょう。