これから紹介をする「名刺交換」と「上座・下座」も、大事なビジネスマナーの一部です。名刺交換は企業との挨拶方法として機能され、上座・下座は相手を尊重していることを示す目的を果たしております。

社会人になりますと、どちらもビジネスの場において日常的に行われます。

 

 

 

 

 

 

 

スムーズに名刺交換のステップ

 

 

 

 

冒頭にて伝えた通り、名刺交換は挨拶の一部です。また、様々な取引先の方たちと名刺を交換しておくと人脈が築かれ、のちの仕事をする上で有益な存在になることもございます。「ただ、名刺を渡すだけ」と思っておりませんか。名刺交換にも心かけておくべきことや、作法がございます。

 

 

・名刺交換の基本

  • 名刺は切らすことなく、多めに常備しておく。
  • いつでも交換できるよう名刺入れを常に手元に準備しておく。
  • 名刺が汚れていないか確認して、綺麗な名刺を用意しておく。
  • 複数同士の名刺交換の際は、役職の高い人から順に渡す。
  • 相手が差し出した名刺の高さより、低い位置で名刺を差し出す。
  • 受け取るときも、低い位置で受け取る。
  • 机を挟んで名刺を渡さす、相手の側へ移動して渡す。

 

 

『名刺交換の流れ』

 

 

 

 

  1. 左手には名刺入れと自身の名刺を両手の親指と人差し指で持ち、渡す準備をします。
  2. 社名、部署、名前を名乗り相手に名刺を渡します。
  3. 相手の名刺を受け取る際は、名刺入れを持ったまま左手で受け取り、自身の名刺は右手で相手に渡します。この時、受取りましたら「頂戴いたします」と言いましょう。
  4. 相手の名前や部署名な確認します。読めない場合は、その場で確認を致しましょう。
  5. すぐに仕舞わず、頂いた名刺は、名刺入れの上もしくは机の上に置きます。
  6. 複数名から名刺を頂いた際は、左から役職の高い人順に並べる。複数枚交換した場合は、相手の着席順に並べましょう。交換した名刺を「名刺入れ」に載せるのは、相手方の立場の高い人の名刺にします。
  7. 帰る際に、頂いた名刺を名刺入れに仕舞う。その際「頂戴致します」と再度、お伝えしましょう。
  8. 頂いた名刺は大切に管理しましょう。打ち合わせや商談が終わった後は、「相手の名刺を名刺入れに入れっぱなし・・・」ということがないように、名刺入れに仕舞った名刺は整理するようにしましょう。

 

 

 

・名刺を受け取るときに気を付けること

  • 受け取る際は、相手企業のロゴや名前の上に指を置いて受け取らない。
  • 同時に名刺を出してしまった場合、目上の相手より先に名刺を受け取らない
  • もし、目上の方から先に名刺を出していただいた場合、「お先に頂いて申し訳ありません」と言ってはいけない(まず、目下から目上の方に名刺を渡す)
  • 目上の方から名刺を受け取る際は、低姿勢さを出すこと。
  • 受け取った名刺に、相手の目の前でメモを書きこまない。

 

懇親会でも使える上座と下座

 

 

 

 

1. 上座と下座を理解しましょう

上座(かみざ)。下座(しもざ)と、読みます。

目上の人、お客様を上座の席に座って頂きます。目下の人や接待する側が下座の席に座ります。 上座は「奥の席」とも言います。 お客様に上座を勧める時は、「奥の席にどうぞ」と声をかけます。

 

 

2.応接室での上座と下座

応接室では、入り口から一番遠い席が上座です。

ソファーと一人がけの椅子では、ソファーのほうが上座です。入り口から一番遠いソファー席が一番の上座で、次がソファーの隣の席、入り口に一番近い席が上座です。

応接室以外にも、車(タクシー)、エレベーターにも上座と下座があります。

 

3. 会社の人の順番は何で決まる

社内の順番は

1.役職

2.社歴

3.年齢

で決まります。

役職を第一優先に考えましょう。また、同じ役職の場合は社歴を見ます。

もし、役職も社歴も同じ場合は年齢で決めます。

位置や順番に対する感覚に対して日本人は、とても敏感なので細心の注意を払いましょう。

 

 

こんな時あなたはどうする?実践編!

 

 

 

 

・タクシーに乗車した際

タクシーの上座は運転手の1番後ろ席が上座にあたります。

2番目が助手席の1番後ろ席です。

3番目が一番後ろの真ん中の席。

4番目は助手席です。

タクシーの場合、一番身分の低い役職の人が料金のやり取りや幹事業務を行うため助手席となります。

 

・エレベーターの立ち位置

上座は奥になります

操作ボタンの前が下座です。

お客様をエレベーターにご案内する時は、先にエレベーターに乗り込み、

「開く」ボタンを押してお客様を招き入れます。

先にお客様に乗っていただく場合は、外のエレベーターのボタンを押してお客様をご案内します

 

 

・営業の人が座る席

営業マンの座る席は基本的には下座です。場所にもよりますが、ドアに近い席が下座です。

応接室へ案内される時に

「奥の席にどうぞ」と上座を勧められる場合があります。

その場合、「いいえ、こちらで結構です」と1度、遠慮しますが

2度目に上座を勧められた際には「ありがとうございます」と言って、上座へ座って構いません。

 

まとめ

 

 

前回紹介したビジネスマナー①と異なり、「名刺交換」と「上座・下座」は入社後でないと実践しずらいですが、流れだけでも軽く理解してただけたら幸いです。

上座と下座に関して、特に新入社員の人たちは最初に覚えさせられ、

接待や打ち合わせの際、それに基づき自らお店や車の手配をすることになるでしょう。

時には、色々なケースもございます。

お客様が心地良いかどうかを基準に、臨機応変な対応も必要です。

お客様を大切にする気持ち、自分は譲るという気持ちを大切にしていきましょう。

あらかじめ、ポジションと対応する相手の役職を把握できるよう、今のうち基礎を少しでも固めておきましょう。