これから社会人になるにあたり、ビジネスマナーは常に心がけておいたほうが良いでしょう。特に、挨拶や電話対応は社会人の基礎として社内研修でも最初の段階で教わるビジネスマナーの一つです。新社会人を直前に挨拶と電話対応を今のうちに身につけ、共に入社する同期と差をつけられてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

目次

・ビジネスマナーとは?

・挨拶とお辞儀のパターン

・今から使える。電話のかけ方と受電の仕方

・まとめ

 

 

 

 

 

 

ビジネスマナーとは?

 

 

 

 

 

仕事をするうえで必要とされるマナーを表します。

また、仕事で携わる相手を不愉快にさせないための「ビジネスにおける相手への思いやり」とも、捉えられます。

 

ビジネスマナーを身につけることで

  • 共に働く人々や取引先の相手と円滑に仕事が図れ、信頼関係が築かれる。
  • 組織の印象が左右される(マナーが備わっていれば、良い組織の印象を持たれる)。
  • 謝罪やお辞儀を身につけていればトラブル解決にも対応できる。

 

決して、ビジネスマナーが完璧だからといって出世に繋がることはございません。

ですが、マナーが身についていないと契約も取れませんし、仕事で携わる相手から信頼も得られません。となると、出世から遠くなる可能性は有り得ます。

 

 

 

 

挨拶とお辞儀のパターン

 

 

 

 

はじめに心がけることは、自分から進んで挨拶をとりましょう。

積極的に挨拶をすることで好印象の認識を持ってもらえます。

 

『・お辞儀の仕方と角度』

 

お辞儀は上体を下げる角度によって意味が変わってくるため、しっかり使い分けましょう。

  • 足元は、かかと男性60度、女性30度つけて、つま先を開きます。
  • 男性の場合、手は体の横または、へその前で組みましょう。

女性の場合は、へその前で手を組むのが一般的です。

  • 言葉が先で後から礼をする「語先後礼」。言葉と礼を同時に行う「同時礼」も覚えておきましょう。

 

・会釈:上体を曲げる角度は15度です。目線は自然と先を見つめた状態を意識しましょう。

会釈の使用法は、

  • 直属の上司や先輩とすれ違う時。
  • 1日に何度も携わる方と接する際。
  • 面識のない来客の方に対して使用されます。

 

・敬礼:上体を曲げる角度は30度です。目線は1mほど先の地に目を落とすように意識しましょう。姿勢を正した格好から上体を曲げると綺麗です。

敬礼の使用法は、

  • 出社/退社時の挨拶。
  • 他部署を訪れる際。
  • 来客の出迎え/見送り。
  • お茶出しの際。
  • 取引先への訪問時。

 

・最敬礼:上体を曲げる角度は45度です。目線は自身のつま先に目を落としましょう。

両手を体の前に重ねて置くと、とても丁寧な姿勢を感じられます。

最敬礼の使用法は、

  • 感謝の気持ちをお伝えする時。
  • 謝罪の気持ちをお伝えする時。
  • 無理なお願いを頼む時。
  • 重要なお客様を送迎する際。

 

 

 

『・挨拶の言葉』

 

・出社した際

「おはようございます」

・退社時

「お先に失礼いたします」

・退社する方に

「お疲れさまでした」

・社内で従業員や宅配便、ビルの警備員などの業者とすれ違う時

「お疲れさまです」

・外出する時

「行ってまいります」「行ってきます」

・外出する方に

「行ってらっしゃいませ」

・帰社時

「ただ今戻りました」

・帰社した方に

「おかえりなさいませ」「お疲れさまです」

・謝る時

「申し訳ございません」

・相手の動作を中断させる時

「失礼いたします。今よろしいでしょうか」

・顧客や取引先など社外の方への挨拶

「いつも大変お世話になっております」

 

今から使える。電話のかけ方と受電の仕方

 

 

 

 

はじめのうちは上手く電話が取れませんが、回数を踏んでいけば慣れてきます。

毎日の電話にはたくさんの情報が入っています。

電話に数多く出ることで、早く会社のことを理解することも出来ます。

また、電話を取ることでビジネスマナーと敬語力も養われます。

 

 

  • 3コール以内で電話を取る。

(3コール以上ベルが鳴った場合は、「お待たせしました」と言いましょう)

  • 受話器は利き手の逆の手で取って対応しましょう。

(利き手でペンを持ちメモを取るためです。右利きの人は左手。左利きの人は右手で)

  • 「もしもし」は使用不可。
  • 名前や企業が聞き取れない場合は、もう一度うかがう。
  • たとえ上司でも電話時は身内に「さん」をつけない。
  • 電話を指名された人に取り次ぐ際は、保留を押してからまわしましょう。
  • 電話を切る際は、指で静かに切りましょう。

 

 

 『・電話対応の例』

 

自身:「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます」

相手:「お世話になっております。株式会社××の△△と申します」

自身:「株式会社××の△△様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております」

相手:「恐れ入りますが、□□さんはいらっしゃいますでしょうか」

自身:「ただいま確認を致します。少々お待ちください(保留を押す)」

→指名者が居たら企業名と担当者を伝えてまわす。

 

→もし指名した相手がいなかった場合

自身:「お待たせ致しました。ただいま□□は席を外しております。□□から折り返し連絡をさせて頂きます。恐れ入りますが、お電話番号を頂いてもよろしいでしょうか」

相手:「ありがとうございます。お願いしてもよろしいですか。番号はxxx-xxx-xxxです」

自身:「(メモを取りながら)はい。それでは復唱させて頂きます。株式会社××の△△様。お電話番号がxxx-xxx-xxxで、お間違いないでしょうか」

相手:「はい。大丈夫です」

自身:「かしこまりました。それでは□□が戻りましたら、申し伝えておきます」

相手:「ありがとうございました。よろしくお願いいたします。」

自身:「はい。それでは失礼いたします」

 

 

・電話相手が名乗った時

「いつもお世話になっております」

・電話相手の声が聞き取れなかった場合

「申し訳ございません。もう一度、頂戴してもよろしいですか」

または「申し訳ございません。ちょっと電話が遠いようで、もう一度よろしいですか」

・電話相手が名乗らなかったら

「恐れ入りますが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか」

・指名された相手が外出している場合

「ただいま、〇〇は外出しております。戻りましたらお電話を差し上げましょうか」

・不要な営業電話を断る場合

「申し訳ございません。弊社は新規のお取引を控えさせて頂いております」

 

・もし、受電に慣れてきて、指名された相手に取り次ぐ前に

「差し支えなければ、ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか」

と聞けると、指名した相手に電話を取り次ぐ際にスムーズです。

 

新入社員の皆さんは、失敗を恐れず、

積極的に電話を取ることを心がけましょう。

 

 

 

 

まとめ

 

 

 

 

ビジネスマナーは広範囲に渡ってございます。社会人になってから身につきますが、

慣れない業務と並行して学ぶよりは、あらかじめ入社前にビジネスマナーを予習していき、入社後に基礎が固まっている状態の方が負担は少ないでしょう。

 

ビジネスマナーは、はじめのうちは恥ずかしさや堅苦しさがございますが、社会で働くためには必要なツールになりますので、新生活が始まる余裕のあるうちに少しでも身につけられてみてはいかがでしょうか。

また、就活生の方も覚えられて損はございません。