必須というわけではありませんが就活生の多くは面接後や内定を得た後で企業に対しお礼状を送ります。内定獲得後に出す場合は相手に「何て律儀で丁寧な子だ」と思わせる事が出来ますし、面接終了後に送った場合、それが合否に影響する可能性だってあります。今回は就活が終わった後に出すお礼状の書き方を解説いたします。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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そもそもお礼状って必要なの? 書くべき?

 

 

 

 

冒頭でも書きましたがお礼状の存在はマストではありません。選考でお世話になった企業から提出してくれと言われるわけではありませんので、果たして本当に必要なのか考える就活生も少なからずいらっしゃるかもしれません。確かに必須ではありませんが、忙しい時間を自分の選考のために割き、興味を抱いてくれた企業に対し、感謝の気持ちを書面で伝えるのはとても大事な事です。自分の率直な感謝の気持ちを丁寧な文章に乗せて相手に読んでもらう。これも社会人として欠かせないマナーとなります。また、仮に選考後で採用するか悩んでいる人事担当者に対してお礼状を送る事で、面接時では十分にアピール出来なかった自身の人柄がお礼状を通じて相手に伝わり、採用の決め手になる可能性だって無きにしも非ずです。そして内定を獲得した後に送れば「やっぱこの子を選んで良かった」と信頼度や期待値を上げる事も狙えます。もちろん結果的に不採用になってしまってもお礼状を書いた事は決して無駄にはなりません。一度決定した不採用が覆るというわけではありませんが、次の選考でもお礼状を用意する際のデモンストレーションになりますし、面接で話を聞いてくれた企業(人事担当者)への感謝する事の大切さを学ぶきっかけにもなります。

 

肝心の中身についてですが感謝の言葉を述べるのは大前提です。それだけで終わるのではなく面接時に感じた事や人事担当者から頂いた言葉、そして面接を終えてから志望企業に対しどんな気持ちが芽生えたかを簡潔にまとめましょう。社会人になるとどんな些細なやり取りでもきちんとレスポンス出来るかが重要になってきますので、感じた事や学んだ事を文章で分かりやすく表現出来る癖を早い段階で身に付けておきましょう。またダメ押しというわけではありませんが、文章の中で自身の意気込みを加えておくと改めて志望度の高さが如実に伝わりやすいです。履歴書やESといった書類では必須の内容ですが、お礼状という感謝の手紙の中で更に自分の熱意をアピールするのも好印象を得やすいです。

 

 

押さえておくべきお礼状のマナー

 

 

 

お礼状の有無はあくまでマナーの一環ですが、実際に提出する際はマナーがありますので覚えておきましょう。まず最初に、お礼状を出すにはタイミングを気にしましょう。適切なタイミングで送る事で好印象に繋がりやすいです。そうは言っても「〇日以内に出そう」という明確な期日はありません。お礼状を書き、郵送して実際に担当者の手元に届くのは選考から数日後になりますので、書き始めるのはなるべく選考した当日にしましょう。早いに越した事はありませんが逆に遅くなってしまった場合は、どうしても今更感が否めないので気をつけましょう。お礼状の意義はあくまで“選考で面倒を見てくれた(内定を頂いた)から感謝する”ものですので早期で出す事で効果があります。どうしてもこちらの都合でやむを得ず郵送時期が遅れてしまうとなったら、逆に出さないという選択肢もありです。

 

メールで送る場合は関係ありませんが、手紙でお礼状を作成するのなら一語一句を丁寧な字で書く事も大切です。「そんなの当たり前だろ」と思われるかもしれませんが、選考終わりや内定承諾後というのは緊張続きの就活時に比べて気持ちが緩みがちです。その解放感から脱せずにお礼状の作成に臨んだら字にも緩みが出てくる可能性があります。そうならないためにも、仮に内定を取った後でも“お礼状を出すまでが就活”という気持ちで気を引き締めて書きましょう。

 

またお礼状を実際に送る時、面接官の宛先が分からない場合は企業の採用窓口に送りましょう。その時に面接官の名前を出す事を忘れないように。面接官に直接送る場合はビジネスの要件と間違われないように「本日最終面接のお時間をいただいた〇〇(氏名)と申します」と一言添えましょう。

 

 

お礼状は手紙で出すべきかメールで送るべきか

 

 

 

 

手紙かメールかの手段については特に規定はありません。ですが手紙やメールにも一長一短があるので、ここでどちらを自分は選ぶかの参考にしていただけたらと思います。まず手紙についてですがハガキ一枚で送るのと封筒に入れて送る封書の2パターンがあります。封書の手段を取るのはお礼状以外に必要な書類を一緒に提出する場合に限ります。

手紙の一番の利点は手書き文字故に気持ちが読み手に伝わりやすいところです。懇切丁寧に書いた文字でいかに熱意があるか、人柄がしっかりしているかがダイレクトに伝わるのが手紙の強みですね。逆に気をつける点ですが、文字がブレブレにならないよう注意する点と郵送のタイミングが遅れないようにする点です。そしてメールでお礼状を作成するメリットとデメリットの場合。やはり最大の利点は送信速度が挙げられます。手書きの場合はどうしても執筆に時間が取られるだけでなく、相手の手元に届くのも時間を掛けてしまいます。メールですと面接を終えたその日の内にお礼状を出せるので、手書きの正確さに自信が無かったりお礼状を出すタイミングが気になるという人には向いています。逆にデメリット…とまではいきませんが、メールの件名を分かりやすく書く必要があります。そして本文内も長すぎず簡潔にまとめましょう。

 

 

お礼状の書式と手紙・メールの例文

 

 

 

 

お礼状を送る狙いや概要についてここまで解説しましたが、ここからは手紙・メールで書いた例文を載せていきます。頭では書きたい内容がまとまっていても実際どう書けばいいか悩むという人は、以下の例文を作成の参考にしてみてくださいね。まずは手紙の例文を見ていきましょう。

 

『拝啓 梅雨の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

○○大学〇〇学部の○○(氏名)と申します。

この度はご多忙の中、面接のお時間を頂き誠にありがとうございます。

面接は終始和やかなムードで進んだためリラックスして臨むことができ、

貴社の風通しのよい社風が伝わり、さらに入社への意欲が高まりました。

取り急ぎ面接のお礼を申し上げたく、お便りを差し上げました。

 

末筆ではございますが、貴社のますますのご発展お祈り申し上げます。敬具』

 

手書きの注意点については前述でもある通りですが、「拝啓・敬具」を文章の頭と最後に書き忘れないようにしましょう。また手書きで送る場合は例文を見て分かるように時候の挨拶を入れるのがマナーです。時候は毎月によって変化するので、郵送する時期に合わせた挨拶にしてください。

 

『件名:面接のお礼

 

○○株式会社 ○○部 御中

 

いつも大変お世話になっております。

○○大学〇〇学部の○○(氏名)と申します。

この度は採用のお知らせを頂き、誠にありがとうございます。

 

4月からぜひ御社の一員として働き、1日でも早く戦力となれるよう努力したいと考えています。

面接では担当者の○○様のお話しが印象に残り、社会人として働くことへの意欲を高めることが出来ました。

入社に向けてさらに意欲を高めていく所存ですので、今後もご指導のほど宜しくお願い致します。

 

署名』

 

このように件名を一目見た時にどんな内容かが一目瞭然な文章に工夫しましょう。書き方としては本文の最初で宛先を省略せずに書き、感謝の言葉や自身の選考後(内定承諾後)の気持ちや意欲をまとめて締めましょう。最後に署名の文字を書き忘れないように。

 

 

まとめ

 

 

 

 

選考の結果がどうであれ、お世話になった企業にお礼状を書くのはとても大事な事。内容次第では採用に悩んでいる人事担当者の背中を押す最後のアピールにも繋がりますし、入社が決まった場合は、働く前から自分に対する企業の期待や信頼の向上を増長してくれます。口頭や書類に関わらず、きちんと相手にお礼を言うというのは人として欠かしてはならないマナーなので、「必須じゃないならいいや」と考えず前向きに取り組みましょう。